O Planeamento

Abstract

Neste capítulo iniciamos o estudo do ciclo da gestão dedicando-nos ao planeamento. Começámos por salientar o uso generalizado do planeamento que fazemos nas nossas vidas pessoais e profissionais com os planos das decisões que fazemos e tomamos no dia-a- dia e comparámos essa necessidade com a das organizações para o seu desenvolvimento como pessoas colectivas. Em seguida, referimo-nos aos diferentes níveis de planeamento,o estratégico, o táctico e o operacional e à sua relação com a dimensão temporal do longo, médio e curto prazo, respectivamente, bem como à sua coerência como um todo e articulação através dos diferentes instrumentos de planeamento do plano estratégico, do plano de acção ou programa de médio prazo e do plano de actividades, bem como a nível orçamental nos orçamentos de investimento e anuais. Ainda no âmbito desses níveis definimos genericamente outros instrumentos de planeamento relevantes para além dos planos, como as políticas, os projectos, os regulamentos e os procedimentos. Passámos, em seguida, para a caracterização em detalhe do processo de planeamento ao longo destes níveis. No planeamento estratégico referimo-nos à missão e visão a adoptar pela organização, às características a que devem obedecer para serem eficazes no que de fundamental da identidade da organização devem transmitir para o ambiente interno e externo. Para a definição da estratégia passámos à análise desse ambiente da organização, em termos externos gerais pelos grupos PEST de principais variáveis e suas implicações para o ambiente externo específico da organização, nomeadamente mercados, concorrência, fornecedores e outros stakeholders, com vista a identificar e caracterizar as oportunidades e ameaças com que a organização se confronta. Complementámos essa análise com a do ambiente interno, determinante para avaliar as suas vantagens competitivas, os pontos fortes que importa diferenciar e valorizar, e as dificuldades ou pontos fracos que se mostra fundamental alterar, nesse contexto. A análise SWOT cruza estes factores numa matriz e permite definir a estratégia para a organização. Nesse ponto descrevemos as principais estratégias tipo tendo em conta diferentes factores em análise, nomeadamente de tamanho, de área de negócio e de comportamento das organizações e das suas unidades estratégicas, entre outras. Definida a estratégia é necessário institucionaliza-la definindo linhas de orientação e objectivos estratégicos que são, geralmente, substanciados no plano estratégico da organização. A passagem para o planeamento táctico permite operacionalizar as escolhas estratégicas através do plano de acção ou programa de médio prazo em que são desenhados, calendarizados e quantificados os principais projectos de médio prazo a desenvolver. De forma coerente são articulados com esse plano geral os planos para as áreas, unidades ou pilares considerados. Finalmente, no planeamento operacional quer o plano geral quer os planos parciais são actualizados e desdobrados e detalhados por período constituindo planos de actividade e os recursos humanos e materiais quantificados em orçamentos globais e parciais para a organização e para as unidades, respectivamente. No último ponto é também abordada a forma como normalmente o processo de planeamento operacional é levado a cabo nas diferentes organizações salientando para o caso das empresas a base das vendas a partir da qual se desenrolam todos os programas e orçamentos anuais que permitem a avaliação previsional de necessidades de financiamento ao longo do ano e o resultado económico previsto da sua actividade. Ao longo do capítulo ilustrámos as diferentes fases do processo de planeamento recorrendo ao exemplo da Universidade de Évora bem como a outros casos quando apropriado, entre os quais o do Instituto Nacional de Estatística para o planeamento da actividade estatística nacional e do Grupo Sovena para documentar uma estratégia de internacionalização, com que terminámos o capítulo no ponto focando na realidade.