Técnicas de elaboração de documentos administrativos. Contributos para sua normalização

Abstract

INTRODUÇÂO : O Secretariado do Conselho de Ministros é um departamento ministerial que assegura o funcionamento técnico, administrativo e material das sessões do Conselho de Ministros e das comissões adjacentes ao Conselho de Ministros, das sessões dos Vice- Ministros e demais órgãos auxiliares do Presidente da República de Angola. No desempenho das suas funções, este órgão proporciona um elevado padrão de qualidade e zelo nos seus serviços, preparando as sessões com elevada idoneidade. O Secretariado do Conselho de Ministros tem como atividades principais apoiar o Presidente da República e o Vice-presidente e os demais órgãos do Poder Executivo a realizarem as suas sessões mediante organização, seleção e elaboração de projetos de agenda, programas e assuntos a serem discutidos, elaboração de atas síntese das sessões, prestação de informações ao titular do Poder Executivo sobre o cumprimento das deliberações e recomendações, elaboração de comunicados de imprensa após as sessões e promover a publicação dos atos normativos em Diário da República. Além disso produz: relatórios, ofícios, pareceres, memorandos, circulares e amostras. Para cumprir cabalmente com a sua missão, o Secretariado do Conselho de Ministros precisa de comunicar, tanto interna, como externamente. Normalmente essa comunicação faz-se por escrito. A comunicação institucional tem uma forma e uma linguagem próprias que é preciso seguir. Acontece que nem sempre o Secretariado executa exemplar e infalivelmente a sua missão. Para além de toda uma gama de regras formais inerentes à elaboração de documentos que é preciso observar, outro problema prende-se sobretudo com a língua: concisão, clareza, exatidão, disposição dos verbos, bem como as formas de tratamento. Nós acreditamos que é possível fazerse algo no sentido de imprimir maior qualidade aos serviços da Secretaria do Conselho de Ministros, por isso decidimos estudar alguns dos documentos produzidos por aquele órgão e propor alguma harmonização e rigor no uso da língua. Os documentos emanados pelo Secretariado do Conselho de Ministros são de índole político-administrativa e destinam-se tanto aos cidadãos como a entidades estrangeiras. Os documentos não veiculam apenas a mensagem como transmitem a imagem da instituição que os emana, por isso a sua produção exige um conhecimento e um esforço redobrados. Por um lado, isto assegura a fiabilidade, a credibilidade e a confiança comunicativa. Por outro lado, evita ambiguidades e imprecisões. Na verdade, uma comunicação de alto nível carece de precisão, fluidez e seleção criteriosa. Numa palavra, adequar à instituição um elevado padrão de prestação de serviços públicos. Descobrir a causa de algumas lacunas e propor alguma solução contribuindo deste modo para a melhoria dos serviços é nosso objetivo nesta investigação. No nosso trabalho, procedemos a análise dos documentos produzidos no Secretariado do Conselho de Ministros, a fim de constatar a estrutura formal, as expressões usadas nos textos, o sentido de algumas frases, as formas de tratamento e os erros mais frequentes como base para propor outras estruturas, melhorando a precisão da comunicação efetuada nesse órgão governamental. Depois de se proceder a análise, propomos harmonizar as estruturas mais concisas nos diferentes tipos de documentos analisados, atendendo à uniformização estrutural dos documentos. O primeiro capítulo do nosso trabalho, debruça-se sobre a abordagem dos diversos documentos administrativos, a comunicação nas organizações e as várias barreiras que podem existir no processo comunicativo. Abordamos também nesse capítulo a forma como se faz a gestão documental no Secretariado do Conselho de Ministros de Angola. No segundo capítulo do nosso trabalho, centramo-nos na caracterização orgânica do Secretariado do Conselho de Ministros e na enunciação das atribuições funcionais desse órgão. Apresentamos também a forma hierárquica como são tomadas as decisões...